TAREA PARA LA PROXIMA SEMANA

PRACTICA DE EXCEL:

1.- COMPLETAR LA SIGUIENTES FUNCIOINES:

                = EXTRAE(“ROSA TORO”, ___ ,  __)   =>               TORO

                = EXTRAE(“LEONARDO”, ___ ,  __)    =>                               LEON

= EXTRAE(“ROSA TORO”, ___ ,  __)    =>                              ROSA

= EXTRAE(“PATINADORA”, ___ ,  __)    =>           DORA

= EXTRAE(“FEDERICO”, ___ ,  __)    =>                  RICO

TAREA FUNCIONES

PRESENTAR IMPRESO PARA LA SIGUIENTE CLASE:

Clase 05 - VALIDACIÓN DE DATOS

VALIDACIÓN DE DATOS

La validación de datos nos permite asegurarnos de que los valores que se introducen en las celdas son los adecuados, pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si nos equivocamos.

Para aplicar una validación a una celda.

- Seleccionamos la celda que queremos validar.

- Accedemos a la pestaña Datos y pulsamos Validación de datos. Desde ahí podremos escoger remarcar los errorescon círculos o borrar estos círculos de validación. Pero nos vamos a centrar en la opción Validación de datos....

Nos aparece un cuadro de diálogo Validación de datos como el que vemos en la imagen donde podemos elegir entre varios tipos de validaciones.

En la sección Criterio de validación indicamos la condición para que el dato sea correcto.

Dentro de Permitir podemos encontrar Cualquier valor, Número entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud de texto ypersonalizada. Por ejemplo, si elegimos Número entero, Excel sólo permitirá números enteros en esa celda: si el usuario intenta escribir un número decimal, aparecerá un mensaje de error.

Podemos restringir más los valores permitidos en la celda con la opción Datos, donde, por ejemplo, podemos indicar que los valores estén entre 2 y 8.

Si en la opción Permitir: elegimos Lista, podremos escribir una lista de valores para que el usuario pueda escoger un valor de los disponibles en la lista. En el recuadro que aparecerá, Origen: podremos escribir los distintos valores separados por ; (punto y coma) para que aparezcan en forma de lista.

En la pestaña Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se muestre al acceder a la celda. Este mensaje sirve para informar de qué tipos de datos son considerados válidos para esa celda.

En la pestaña Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que queremos que se le muestre al usuario cuando introduzca en la celda un valor incorrecto.

Clase 04 - Ordenar Datos

ORDENAR DATOS

Cuando disponemos de muchos datos, lo más habitual es ordenarlos siguiendo algún criterio. Esta ordenación se puede hacer de forma simple, es decir, ordenar por una columna u ordenar por diferentes columnas a la vez, siguiendo una jerarquía.

 Para hacer una ordenación simple debemos posicionarnos en la columna que queramos ordenar y, desde la pestaña Datos, usar los botones   de la sección Ordenar y filtrar, para que la ordenación sea ascendente o descendente respectivamente. También podemos pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenación, aunque en este caso esta opción es menos rápida. Esto ordenará todo el conjunto de la fila.

Si lo que queremos es ordenar una determinada columna, sin que esto afecte al resto, deberemos hacer clic sobre el encabezado de la misma. Por ejemplo, sobre el encabezado A. En ese caso, nos aparecerá una ventana como la siguiente:

Si elegimos Ampliar la selección, ordenará toda la fila.

Si en cambio elegimos Continuar con la selección actual, se ordenará sólo la columna seleccionada, sin tener en cuenta los datos que se encuentran en la misma fila.

Tras elegir, pulsamos Aceptar y veremos cómo se aplican los cambios.

Aquí puedes ver un ejemplo de ordenación.

 El botón Ordenar está más enfocado a ordenar por más de un criterio de ordenación. Al pulsarlo, nos aparece el cuadro de diálogo siguiente donde podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar.

- En el desplegable Ordenar por elegiremos la columna. Si los datos tienen un encabezado que les da nombre, Excel los mostrará. Si no, mostrará los nombres de columna (columna A, columna B, ...).

- Deberemos indicar en qué se basa nuestra ordenación (Ordenar según). Se puede elegir entre tener en cuenta el valor de la celda, el color de su texto, el fondo o su icono.

- Y cuál es el Criterio de ordenación: Si ascendente (A a Z) o descendente (Z a A). O bien si se trata de un criterio personalizado como:lunes, martes, miércoles...

Cuando hemos completado un criterio, podemos incluir otro pulsando Agregar nivel, como se muestra en la imagen. De forma que podremos ordenar por ejemplo por nombre y en caso de que dos o más registros tengan el mismo nombre, por apellido.

Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o disminuimos la prioridad de ordenación de este nivel. Los datos se ordenarán, primero, por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los demás niveles en orden descendente.

En la parte superior derecha tenemos un botón Opciones... que sirve para abrir el cuadro Opciones de ordenación donde podremos especificar más opciones en el criterio de la ordenación.

Clase 03 - Insertar o eliminar hojas de cálculo

Insertar o eliminar hojas de cálculo

Excel le proporciona 1 hoja de cálculo en un libro pero puede agregar más hojas de cálculo (y otros tipos de hojas, como una hoja de gráfico, una hoja de macro o una hoja de cuadro de diálogo), cambiarles el nombre o eliminarlas según sea necesario.

El nombre (o título) de una hoja de cálculo aparece en la pestaña de hoja correspondiente, en la parte inferior de la pantalla. De forma predeterminada, el nombre es Hoja1, Hoja2, etc., aunque se puede especificar un nombre más adecuado a cualquier hoja de cálculo.

INSERTAR UNA NUEVA HOJA DE CÁLCULO

Para insertar una hoja de cálculo nueva, siga uno de los procedimientos siguientes:

• Haga clic en el botón Nueva hoja en la parte inferior de la pantalla.
  
• Para insertar otra hoja de cálculo delante de una existente, seleccione la hoja de cálculo existente y, a continuación, haga clic en Inicio > Insertar, > Insertar hoja.
  

Para cambiar el orden de las hojas de cálculo en un libro, haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo que desea mover y, a continuación, arrástrela a la ubicación deseada.

CAMBIAR EL NOMBRE DE UNA HOJA DE CÁLCULO

1. En la barra de las fichas de hojas, haga clic con el botón secundario en la ficha de hojas cuyo nombre desea cambiar y, después, haga clic en Cambiar nombre.
   
2. Seleccione el nombre actual y, a continuación, escriba el nombre nuevo.

ELIMINAR UNA O MÁS HOJAS DE CÁLCULO

1. Seleccione la hoja o las hojas de cálculo que desea eliminar.
2. Haga clic en Inicio, en la flecha que se encuentra debajo de Eliminar, y en Eliminar hoja.

También puede hacer clic con el botón secundario en la pestaña de hoja de una hoja de cálculo o en la pestaña de hoja de cualquiera de las hojas de cálculo seleccionadas que desee eliminar y, a continuación, hacer clic en Eliminar hoja.

SUGERENCIAS  

• Las pestañas de hoja aparecen automáticamente. Si no las ve, haga clic en Archivo > Opciones > Avanzadas >Mostrar pestañas de hojas.
• Cuando seleccione varias hojas de cálculo, [Grupo] aparece en la barra de título de la parte superior de la hoja de cálculo. Para cancelar una selección de varias hojas de cálculo en un libro, haga clic en cualquier hoja de cálculo no seleccionada. Si no hay visible ninguna hoja no seleccionada, haga clic con el botón secundario en la pestaña de una hoja seleccionada y, a continuación, haga clic en Desagrupar hojas en el menú contextual.
• Al imprimir la hoja de cálculo, se puede incluir el nombre de la misma.
  1. Haga clic en Insertar > Encabezado y pie de página.
  2. En la Vista Diseño de página, haga clic en la ubicación en la que desea que aparezca el nombre de la hoja.
  3. En el grupo Elementos del encabezado y pie de página, haga clic en Nombre de hoja .

Clase 02 - Formato de celdas

Formato de celdas en Excel 2013

Ya hemos revisado cómo utilizar el formato de números en Excel para modificar la apariencia de valores numéricos. Ahora revisaremos las modificaciones que podemos realizar a la apariencia de la celda para cambiar sus bordes o su color de relleno entre otras cosas más.

El formato de celdas no es indispensable en el funcionamiento de las hojas de cálculo, pero puede ayudar a tener una mejor visualización y entendimiento de los datos presentados. Las herramientas de formato en Excel 2013 las podemos encontrar en tres ubicaciones:

1.   En la Cinta de opciones.

2.   En la mini barra que se muestra al hacer clic derecho sobre una celda.

3.   En el cuadro de diálogo Formato de celdas.

Ya que el formato de celdas es una funcionalidad muy utilizada en Excel, podremos acceder a una gran cantidad de comandos desde las tres ubicaciones antes mencionadas. Los comandos de la Cinta de opciones se encuentran en la ficha Inicio, repartidos en los grupos Fuente, Alineación y Estilos. También podemos encontrar varios de estos comandos en la mini barra mostrada al hacer clic derecho sobre una celda o rango:

Además de la Cinta de opciones y la mini barra, podemos encontrar estas opciones de configuración de formato dentro del cuadro de diálogo Formato de celdas. Podemos acceder a este cuadro de diálogo de diferentes maneras:

• Haciendo clic en el indicador de cuadro de diálogo de los grupos Fuente o Alineación de la ficha Inicio.
• Haciendo clic derecho sobre una celda y dentro del menú desplegable seleccionar la opción Formato de celdas.
• En la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, pulsar el botón Formato y seleccionar la opción Formato de celdas.

Además existen comandos de la Cinta de opciones que ofrecen la posibilidad de consultar más opciones y que nos llevarán a este mismo cuadro de diálogo. Por ejemplo, el comando Inicio > Alineación > Formato de alineación de celdas abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas en la sección correspondiente:

Pero si ninguna de las opciones mencionadas hasta ahora te parece funcional, entonces podemos abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas con tan sólo pulsar la combinación de teclado Ctrl + 1.

Cambiar la fuente

De manera predeterminada, Excel 2013 utiliza el tipo de fuente Calibri de tamaño 11. Nosotros podemos utilizar una fuente y tamaño diferentes para resaltar un texto o el encabezado de alguna tabla. Este cambio lo podemos hacer desde tres ubicaciones diferentes:

• En la ficha Inicio, dentro del grupo Fuente, encontramos la lista desplegable de tipos de fuente de los cuales podremos elegir la más adecuada. Además, justo al lado derecho de la lista de fuentes encontramos la lista desplegable con el tamaño de fuente.
• La mini barra muestra estas mismas listas desplegables.
• El cuadro de diálogo Formato de celdas tiene una sección llamada Fuente donde encontramos las mismas opciones de configuración.

Este cuadro de diálogo nos ofrece algunas configuraciones adicionales como el estilo de la fuente, su color o tipo de subrayado. Algunos atajos de comando que podemos utilizar en este sentido son los siguientes: Negrita (Ctrl + N), Cursiva (Ctrl + K), Subrayado (Ctrl + S). Para cambiar el color de la fuente tenemos el comando respectivo tanto en la Cinta de opciones como en la mini barra:

Alineación de celdas

De manera predeterminada Excel alinea los valores numéricos a la derecha y el texto a la izquierda pero es posible modificar esta alineación utilizando los comandos de la ficha Inicio > Alineación.

1.   Alineación vertical: Con estos tres botones podemos alinear el contenido de una celda verticalmente ya sea en la parte superior, inferior o media de la celda.

2.   Alineación horizontal: Alinea el contenido de la celda a la izquierda, derecha o al centro de la misma.

3.   Orientación: Nos da la oportunidad de girar el texto a un ángulo específico lo cual es de utilidad cuando necesitamos cambiar la orientación del título de una columna muy estrecha.

4.   Sangría: Se aumenta o disminuye el espacio entre el borde de la celda y su contenido.

5.   Ajustar texto: Si tienes un texto que no se muestra en su totalidad dentro de una celda, este comando ajustará el texto en varias líneas para mostrar todo el contenido.

6.   Combinar y centrar: Combinará las celdas seleccionadas para hacer una sola celda y además centrará el contenido. Al pulsar en la flecha del menú desplegable se mostrarán algunas opciones adicionales como la de volver a separar las celdas.

Estos mismos comandos de alineación los podemos encontrar en el cuadro de diálogo Formato de celdasdentro de la sección Alineación.

Relleno de una celda

Podemos establecer un relleno para una celda utilizando un color específico o una trama. Para indicar el color de fondo de una celda podemos utilizar el comando Color de relleno que se encuentra en el grupo Fuente de la ficha Inicio.

Este comando también lo puedes encontrar en la mini barra y se mostrará la misma paleta de colores a seleccionar. Por otro lado, si quieres establecer como relleno una trama entonces es necesario abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas y en la sección Relleno podrás elegir tanto el estilo de la trama como su color.

Bordes de una celda

La cuadrícula que delimita cada una de las celdas de una hoja es solo una ayuda visual ya que dichas líneas no se imprimen de manera predeterminada en cambio los bordes si son impresos y de gran utilidad para agrupar un rango de celdas y distinguirlas de las demás. Existen diferentes estilos y grosores de bordes y podrás seleccionar la configuración deseada desde el comando Bordes que se encuentra en la ficha Inicio > Fuente:

Este comando también está disponibles desde la mini barra. Por otro lado el cuadro de diálogo Formato de celdas tiene una sección llamada Borde que es donde podrás hacer todas las configuraciones necesarias a los bordes de una celda.

Estilos de celda

Excel nos ofrece la posibilidad de elegir un estilo de celda predefinido de manera que no tengamos que hacer cada modificación por nuestra cuenta sino que solamente seleccionamos el estilo de nuestra preferencia desde la ficha Inicio > Estilos > Estilos de celda:

Dicha opción ofrece el modo de vista previa el cual refleja el estilo de la celda con solo posicionar el ratón sobre alguna de las opciones. Para hacer efectiva la aplicación del estilo debes hacer clic sobre la opción deseada. Si por alguna razón deseas regresar al estilo predeterminado de una celda, entonces debes seleccionar la opción Normal.

También puedes notar que al final del menú se muestran las opciones Nuevo estilo de celda la cual nos da la posibilidad de crear un nuevo estilo y tenerlo disponible en todo momento. La opción Combinar estilos nos permite copiar los estilos contenidos en otro libro de Excel.

El formato de celdas en Excel 2013 nos da la oportunidad de aplicar el estilo adecuado a las celdas de nuestro libro para mejorar la presentación de los datos y de esta manera tener una mejor compresión e interpretación de los mismos.

Clase 01 - Tareas básicas en Excel 2013

Tareas básicas en Excel 2013

Excel es una herramienta muy eficaz para obtener información con significado a partir de grandes cantidades de datos. También funciona muy bien con cálculos sencillos y para realizar el seguimiento de casi cualquier tipo de información. La clave para desbloquear todo este potencial es la cuadrícula de las celdas. Las celdas pueden contener números, texto o fórmulas. Los datos se escriben en las celdas y se agrupan en filas y columnas. Esto permite sumar datos, ordenarlos y filtrarlos, ponerlos en tablas y crear gráficos muy visuales. Veamos los pasos básicos para empezar.

SUGERENCIA   Para obtener un curso de aprendizaje que le ayude a crear su primer libro, vea Crear su primer libro en Excel 2013. Para obtener información sobre las nuevas características, vea Novedades de Excel 2013.

CREAR UN NUEVO LIBRO

Los documentos de Excel se denominan libros. Cada libro tiene hojas, que normalmente se denominan hojas de cálculo. Puede agregar tantas hojas como desee a un libro o puede crear libros nuevos para separar los datos.

1. Haga clic en Archivo > Nuevo.
2. En Nuevo, haga clic en Libro en blanco.
   

INTRODUCIR LOS DATOS

1. Haga clic en una celda vacía. Por ejemplo, la celda A1 de una hoja nueva.

Se hace referencia a las celdas según su ubicación en la fila y la columna de la hoja, de modo que la celda A1 es la primera fila de la columna A.

1. Escriba texto o un número en la celda.
2. Presione ENTRAR o TAB para pasar a la celda siguiente.

Obtenga más información acerca de las maneras de introducir datos manualmente en celdas de hoja de cálculo.

USAR AUTOSUMA PARA SUMAR LOS DATOS

Una vez escritos los números en la hoja, es posible que desee sumarlos. Un modo rápido de hacerlo es medianteAutosuma.

1. Seleccione la celda a la derecha o debajo de los números que desea agregar.
2. Haga clic en Inicio > Autosuma o presione Alt+=.

La Autosuma suma los números y muestra el resultado en la celda que seleccione.

CREAR UNA FÓRMULA SIMPLE

Sumar números solo es una de las cosas que puede hacer, pero Excel puede hacer también otros cálculos. Pruebe algunas fórmulas sencillas para sumar, restar, multiplicar o dividir los números.

1. Seleccione una celda y escriba un signo igual (=). Esto indica a Excel que la celda contendrá una fórmula.
2. Escriba una combinación de números y operadores de cálculo, como el signo más (+) para la suma, el signo menos (-) para la resta, el asterisco (*) para la multiplicación o la barra invertida (/) para la división.

Por ejemplo, escriba =2+4, =4-2, =2*4 o =4/2.

1. Presione Entrar. De este modo se ejecuta el cálculo.

También puede presionar Ctrl+Entrar si desea que el cursor permanezca en la celda activa.

Obtenga más información acerca de cómo crear una fórmula sencilla.

APLICAR UN FORMATO DE NÚMERO

Para distinguir entre los distintos tipos de números, agregue un formato, como moneda, porcentajes o fechas.

1. Seleccione las celdas que contienen números a las que desea cambiar el formato.
2. Haga clic en Inicio > la flecha que se encuentra junto a General.

1. Seleccione un formato de número.

Si no ve el formato de número que está buscando, haga clic en Más formatos de número.

Obtenga más información acerca de las maneras de aplicar formato a números.

Principio de página

ESCRIBIR LOS DATOS EN UNA TABLA

Un modo sencillo de acceder a gran parte del potencial de Excel es poner los datos en una tabla. Esto permite filtrar u ordenar rápidamente los datos para empezar.

1. Seleccione los datos haciendo clic en la primera celda y arrastrándola a la última celda de los datos.

Para usar el teclado, mantenga pulsada la tecla Mayús a la vez que presiona las teclas de flecha para seleccionar los datos.

1. Haga clic en el botón Análisis rápido  de la esquina inferior derecha de la selección.

1. Haga clic en Tablas, mueva el cursor al botón Tabla para poder ver el aspecto que tendrán los datos. Si le gusta, haga clic en el botón.

1. Ahora puede jugar con los datos: fíltrelos para ver solo los datos que desee u ordénelos para que vayan, por ejemplo, del mayor al menor. Haga clic en la flecha  del encabezado de tabla de una columna.
2. Para filtrar los datos, desactive el cuadro Seleccionar todo para borrar todas las marcas de verificación y active los cuadros de los datos que desee mostrar en la tabla.

1. Para ordenar todos los datos, haga clic en Ordenar de la A a la Z u Ordenar de la Z a la A.

Obtenga más información sobre el filtrado de datos en una tabla de Excel.

MOSTRAR LOS TOTALES DE LOS NÚMEROS

Las herramientas de análisis rápido permiten obtener el total de los números rápidamente. Tanto si se trata de una suma, un promedio o un recuento, Excel muestra los resultados del cálculo debajo o junto a los números.

1. Seleccione las celdas que contienen los números que desea agregar o contar.
2. Haga clic en el botón Análisis rápido  de la esquina inferior derecha de la selección.
3. Haga clic en Totales, mueva el cursor por los botones para ver los resultados del cálculo de los datos y haga clic en el botón para aplicar los totales.

DAR SIGNIFICADO A LOS DATOS

El formato condicional o los minigráficos pueden resaltar los datos más importantes o mostrar las tendencias de los datos. Use la herramienta Análisis rápido para obtener una vista previa activa y probarlo.

1. Seleccione los datos que desea examinar más de cerca.
2. Haga clic en el botón Análisis rápido  que aparece en la esquina inferior derecha de la selección.
3. Examine las opciones de las pestañas Formato y Minigráficos para ver cómo afectan a los datos.

Por ejemplo, seleccione una escala de color de la galería Formato para diferenciar las temperaturas altas, medias o bajas.

1. Cuando le guste lo que ve, haga clic en esa opción.

Obtenga más información sobre cómo aplicar formato condicional o analizar tendencias de datos usando minigráficos.

MOSTRAR LOS DATOS EN UN GRÁFICO

La herramienta Análisis rápido recomienda el gráfico adecuado para los datos y le ofrece una presentación visual con unos pocos clics del ratón.

1. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea mostrar en un gráfico.
2. Haga clic en el botón Análisis rápido  que aparece en la esquina inferior derecha de la selección.
3. Haga clic en Gráficos, muévase por los gráficos recomendados para ver cuál se adapta mejor a sus datos y haga clic en el que desee.

NOTA   Excel muestra distintos gráficos en esta galería en función de lo recomendado para sus datos.

Obtenga más información sobre otros modos de crear un gráfico.

GUARDE EL TRABAJO

1. Haga clic en el botón Guardar o en la barra de herramientas de acceso rápido o bien, presione Ctrl+G.

Si ha guardado el trabajo antes, ha acabado.

1. Si esta es la primera vez, continúe completando los siguientes pasos:
   1. En Guardar como, elija dónde desea guardar el libro y desplácese a una carpeta.
   2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el libro.
   3. Para finalizar, haga clic en Guardar.

IMPRIMIR

1. Haga clic en Archivo > Imprimir o presione Ctrl+P.
2. Obtenga una vista previa de las páginas haciendo clic en las flechas Página siguiente y Página anterior.
   
   La ventana de vista previa muestra las páginas en blanco y negro o en color, en función de la configuración de su impresora.
   Si no le gusta la manera en que se imprimirán las páginas, puede cambiar márgenes de página o agregar saltos de página.
3. Haga clic en Imprimir.